「仕事の文書を作るのに時間がかかる」
「内容は決まっているのに、文章にするのが苦手」
「ChatGPTを文書作成に使ってみたいけれど、どう指示すればいいかわからない」
そんな悩みはありませんか？
仕事では、社内のお知らせ、報告書、案内文、依頼文、企画書など、さまざまな文章を作成します。
内容そのものは頭の中にあっても、
「最初の一文がなかなか書けない」
ということもあるでしょう。
そんなときに活用できるのがChatGPTです。
ChatGPTに必要な情報を伝えることで、文章や文書の「たたき台」を作ってもらえます。
この記事では、40代・50代のChatGPT初心者の方に向けて、
- ChatGPTで文章を作る基本
- 文書作成で伝えたいポイント
- 仕事で使えるプロンプト10選
- 箇条書きから文章を作る方法
- 作った文章を修正する方法
- 仕事で使うときの注意点
をわかりやすく紹介します。
記事内のプロンプトは、そのままコピーして使えます。
ChatGPTは仕事の文書作成に使える？
ChatGPTは、文章の下書き作成や書き直しなどに活用できます。
たとえば仕事なら、
- 社内のお知らせ
- 報告書
- 案内文
- 依頼文
- 企画書
- 業務連絡
- 手順書
- 説明文
- 挨拶文
- 文章の添削
などです。
大切なのは、
「ChatGPTに完成品を作ってもらい、そのまま使う」
のではなく、
「ChatGPTにたたき台を作ってもらい、人間が完成させる」
と考えることです。
基本的には、
必要な情報を整理する
↓
ChatGPTに文章化してもらう
↓
自分で内容を確認する
↓
必要な部分を修正する
↓
完成
という流れです。
文書作成では5つの情報を伝えよう
ChatGPTに文章を書いてもらう場合は、次の5項目を意識すると指示しやすくなります。
目次
①誰向けの文章なのか
まず読者を伝えます。
たとえば、
- 社員
- 上司
- 取引先
- 顧客
- 新入社員
- 一般のお客様
などです。
②何を作ってほしいのか
文書の種類を伝えます。
たとえば、
「社内通知を作ってください」
「報告書を作ってください」
「案内文を作ってください」
などです。
③何を伝えたいのか
文章に必ず入れたい情報を伝えます。
日時、場所、目的、理由、期限などを箇条書きで入力しても構いません。
④どんな文章にするのか
たとえば、
「初心者にもわかりやすく」
「社外向けの丁寧な文章で」
「堅すぎない文章で」
「結論を最初にしてください」
などと指定します。
⑤どんな形式にするのか
たとえば、
「500文字以内」
「見出しを付けてください」
「重要事項は箇条書きにしてください」
「A4用紙1枚程度を想定してください」
などです。
文書作成の基本プロンプト
何と入力すればよいかわからない場合は、次の基本形を使ってみてください。
【基本テンプレート】
「次の情報をもとに○○を作成してください。
対象：○○
目的：○○
必ず入れたい内容：○○
文章の雰囲気：丁寧でわかりやすく
文字数：○○文字程度
形式：見出しと箇条書きを使って読みやすくしてください。」
○○を自分の仕事に合わせて変更するだけです。
それでは、具体的なプロンプトを紹介します。
仕事で使える文書作成プロンプト10選
1．社内のお知らせを作る
社内でよく作るのが「お知らせ」です。
たとえば研修会のお知らせなら、次のように入力できます。
コピペ用プロンプト
**「社員向けの研修会のお知らせを作成してください。
以下の内容を必ず入れてください。
研修名：生成AI活用研修
日時：10月20日 14時～15時
場所：第1会議室
対象：全社員
持ち物：筆記用具
参加方法：所属長へ10月15日までに申し込む
社員が内容をすぐ理解できるように、重要事項は箇条書きにしてください。
丁寧ですが堅すぎない文章にしてください。」**
日時などを変更すれば、会議、健康診断、社内行事などにも応用できます。
2．上司への報告書を作る
箇条書きの情報から報告書のたたき台を作ることもできます。
コピペ用プロンプト
**「次の情報をもとに、上司へ提出する業務報告書を作成してください。
・新システムを10月1日から導入
・導入初日に一部職員から操作方法について質問あり
・操作マニュアルを追加配布
・10月3日以降、大きな問題なし
・今後1か月間は問い合わせ内容を記録する予定
『概要』『発生した課題』『対応内容』『現在の状況』『今後の対応』の見出しに分けてください。
事実関係を勝手に追加せず、簡潔で読みやすい文章にしてください。」**
ここで重要なのが、
「事実関係を勝手に追加しない」
という指示です。
報告書では特に意識するとよいでしょう。
3．イベント・説明会の案内文を作る
社内外の説明会やイベントの案内文にも使えます。
コピペ用プロンプト
**「お客様向けの説明会案内文を作成してください。
説明会名：新サービス説明会
日時：11月10日 13時30分～15時
会場：○○会館2階会議室
参加費：無料
定員：30名
申込期限：11月5日
初めて参加する人にも内容がわかる文章にしてください。
冒頭に簡単な挨拶文を入れ、その後に日時・場所・参加費・申込期限を箇条書きにしてください。
丁寧で親しみやすい文章にしてください。」**
必要事項を箇条書きにすると、案内文を作りやすくなります。
4．他部署への依頼文を作る
仕事では、他部署に資料提出などを依頼することがあります。
コピペ用プロンプト
**「他部署へ送る資料提出の依頼文を作成してください。
依頼内容：来年度予算に関する資料の提出
提出期限：10月25日
提出方法：共有フォルダへ保存
目的：11月の予算会議資料を作成するため
相手に何をしてほしいのか、期限はいつなのかが一目でわかる文章にしてください。
丁寧ですが簡潔な社内文書にしてください。」**
依頼文では、
「何を」「いつまでに」「どうやって」
を明確にするとわかりやすくなります。
5．企画書のたたき台を作る
新しい取り組みを提案するときには企画書を作ることがあります。
ChatGPTに構成から考えてもらう方法もあります。
コピペ用プロンプト
**「社内の業務効率化について企画書のたたき台を作成してください。
テーマ：紙で行っている申請業務のデジタル化
現在の課題：
・紙の申請書が多い
・承認まで時間がかかる
・過去の申請書を探すのに時間がかかる
目的：
・申請業務の効率化
・書類保管の負担軽減
『現状』『課題』『目的』『具体的な改善案』『期待できる効果』『導入までの流れ』に分けてください。
経営者にも内容が伝わるよう、簡潔にまとめてください。」**
企画書の場合、ChatGPTにアイデアを追加してもらうこともできます。
ただし、費用や効果など根拠のない数字を勝手に入れないよう注意しましょう。
6．業務改善の提案書を作る
普段の仕事で感じている問題を改善案としてまとめることもできます。
コピペ用プロンプト
**「次の内容をもとに業務改善提案書を作成してください。
現在の問題：
毎月同じ内容をExcelへ手入力している。
困っていること：
・入力に時間がかかる
・入力ミスが発生する
・確認作業にも時間がかかる
改善案：
入力作業の一部を自動化したい。
『現状』『問題点』『改善案』『期待できる効果』『検討すべき点』に分けてください。
効果について根拠のない数字は使わないでください。」**
自分の頭の中にある問題点を整理する用途にも使えます。
7．トラブル・事故などの経過報告を整理する
トラブルが発生した場合、時系列に整理する必要があります。
コピペ用プロンプト
**「次のメモをもとに、社内向けの経過報告書として整理してください。
10:00 担当者が問題を確認
10:10 責任者へ報告
10:20 原因調査開始
10:45 原因判明
11:00 復旧作業開始
11:30 復旧確認
『発生概要』『経過』『対応内容』『現在の状況』『今後確認すべきこと』に分けてください。
入力した事実以外は追加せず、推測もしないでください。
簡潔で客観的な文章にしてください。」**
こうした文書では、
「推測しない」
「入力した事実以外は追加しない」
という指示が重要です。
最終的な内容は必ず担当者が確認してください。
8．挨拶文を作る
仕事では、
- 年末年始
- 異動
- 就任
- 退職
- 開会
- 閉会
など、挨拶文を作ることがあります。
コピペ用プロンプト
**「社内研修の冒頭で使用する挨拶文を作成してください。
対象：社員約30名
研修テーマ：生成AIの基礎
時間：1分程度
『難しく考えず、まず使ってみてほしい』という内容を入れてください。
堅すぎず、社員へ自然に話しかけるような文章にしてください。」**
文章を読む時間まで指定すると、長さを調整する目安になります。
9．わかりにくい文章を修正する
ChatGPTは文章をゼロから作るだけではありません。
すでにある文章を読みやすくする用途にも使えます。
コピペ用プロンプト
**「次の文章を読みやすく修正してください。
条件：
・内容や事実関係は変更しない
・専門用語は必要なもの以外減らす
・1文を長くしすぎない
・重要事項は箇条書きにする
・40代・50代の社員にも理解しやすい表現にする
修正後の文章だけでなく、どこを修正したのかも簡単に説明してください。
【ここに元の文章を貼り付ける】」**
自分で書いた文書の「最終チェック担当」として使う方法です。
10．箇条書きのメモから文書を作る
初心者の方に特におすすめなのがこの方法です。
文章を書く前に、まず頭にあることを箇条書きにします。
コピペ用プロンプト
**「次の箇条書きメモを、社内向けの文書にしてください。
・10月から新しい勤怠システム
・9月25日に説明会
・操作マニュアル配布予定
・不明点は総務へ
・全職員対象
読み手が『何が変わるのか』『いつからなのか』『何をすればいいのか』をすぐ理解できる文章にしてください。
タイトルを付け、重要事項は箇条書きにしてください。」**
この方法なら、
自分＝必要な情報を出す
ChatGPT＝文章として整理する
という役割分担ができます。
長い文章を短くしてもらう方法
ChatGPTで文章を作ってもらったものの、
「ちょっと長すぎる」
という場合があります。
そんなときは、
「内容を変えず、30％程度短くしてください。」
と入力します。
さらに、
「重複している説明を削除してください。」
「結論を最初にしてください。」
「500文字以内にしてください。」
などと指定できます。
堅い文章をやわらかくする方法
ChatGPTが作った文章が、
「少し堅すぎる」
と感じた場合は、
「丁寧さを保ちながら、もう少しやわらかい文章にしてください。」
と依頼します。
反対に社外向けの文章なら、
「取引先へ提出する文書なので、もう少しフォーマルな表現にしてください。」
と調整できます。
読みやすい文章にする方法
長い文章は、内容が正しくても読みにくくなります。
その場合は、
「見出しを追加してください。」
「1文を短くしてください。」
「重要な部分を箇条書きにしてください。」
「最初に結論を書いてください。」
などと指示します。
ChatGPTでは、
文章を書く → 読みやすくする → 短くする
というように段階的に修正できます。
ChatGPTに文章をチェックしてもらう方法
文書が完成したら、最後にチェックしてもらう方法もあります。
次のプロンプトを使ってみてください。
**「次の文章を仕事で使用する予定です。
以下の点を確認してください。
1．誤字・脱字
2．わかりにくい表現
3．同じ内容の重複
4．失礼な表現
5．文章の流れ
6．事実確認が必要そうな部分
勝手に事実を追加せず、修正が必要な部分を指摘してください。
【ここに文章を貼り付ける】」**
ただし、ChatGPTによるチェック自体にも見落としや誤りの可能性があります。
最終確認は自分で行いましょう。
ChatGPTで文書を作るときの注意点
仕事の文章を作る場合には、特に次の点に注意してください。
個人情報を入力しない
必要がなければ、
- 氏名
- 住所
- 電話番号
- 顧客情報
- 患者・利用者などの個人情報
を入力しないようにしましょう。
「顧客A」
「担当者B」
などに置き換え、完成後に自分で修正する方法があります。
会社の機密情報に注意する
社外秘資料や未公開情報などを入力する場合も注意が必要です。
勤務先に生成AI利用のルールがある場合は、そのルールを優先してください。
AIに事実を作らせない
報告書などでは特に注意が必要です。
元の情報にないことをAIが補ってしまうと、事実と異なる文書になる可能性があります。
そのため、
「入力した情報以外の事実を追加しないでください」
「不明な部分は推測せず、不明としてください」
と指定する方法があります。
数字・日付・固有名詞は必ず確認する
ChatGPTが作った文章では、
- 日付
- 曜日
- 金額
- 数量
- 人名
- 会社名
- 商品名
- 制度名
- URL
などを必ず確認しましょう。
文章が自然でも、事実関係が正しいとは限りません。
特に社外へ提出する文書では注意が必要です。
ChatGPTで作った文書は「完成品」ではなく「たたき台」
初心者の方に覚えてほしいのは、
ChatGPTの最初の回答を完成品だと思わないこと
です。
おすすめは、
①自分が情報を出す
↓
②ChatGPTがたたき台を作る
↓
③自分が確認する
↓
④ChatGPTに修正してもらう
↓
⑤自分で最終確認する
という流れです。
ChatGPTは文章作成を手伝ってくれますが、
その文章を仕事で使ってよいか判断するのは人間
です。
40代・50代は「文章力」より「仕事経験」を活かそう
ChatGPTを使うと、
「文章を書く仕事までAIに任せることになるの？」
と思う方もいるかもしれません。
しかし、実際の仕事では文章を書くだけでは不十分です。
たとえば報告書なら、
「何を報告すべきなのか」
「どの情報が重要なのか」
「上司が何を知りたいのか」
を判断する必要があります。
こうした部分には仕事経験が活かせます。
つまり、
自分の仕事経験
＋
ChatGPTの文章作成能力
を組み合わせることがポイントです。
まず箇条書き3つから始めてみよう
文書作成にChatGPTを使ってみたい方は、まず伝えたい内容を3つ書き出してみてください。
たとえば、
・来月から新しいシステムを導入
・説明会を10月20日に開催
・不明点は総務へ問い合わせ
そして、
「この3つを社員向けのお知らせにしてください。」
と入力します。
これだけでも文書作成を体験できます。
慣れてきたら、
「タイトルを付けて」
「箇条書きにして」
「500文字以内にして」
と条件を追加していきましょう。
まとめ｜ChatGPTなら「白紙から文章を考える時間」を減らせる
今回は、ChatGPTを使った仕事の文章・文書作成方法と、コピペして使えるプロンプト10選を紹介しました。
今回紹介したのは、
1．社内のお知らせ
2．上司への報告書
3．イベント・説明会の案内文
4．他部署への依頼文
5．企画書
6．業務改善提案書
7．トラブルなどの経過報告
8．挨拶文
9．文章の修正
10．箇条書きからの文書作成
です。
ChatGPTを使う最大のメリットのひとつは、
「白紙の状態から文章を考え始めなくてもよい」
ことです。
まず自分が必要な情報を出します。
ChatGPTに文章として整理してもらいます。
そして、
自分で確認 → 修正 → 完成
という流れで利用します。
最初から高度なプロンプトを覚える必要はありません。
まずは、
「この箇条書きを○○向けの文章にしてください」
から始めてみてください。
仕事で文書を作る機会が多い方ほど、ChatGPTを活用できる場面を見つけやすいでしょう。
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参考情報
本記事はOpenAI公式情報を参考に作成しています。
・OpenAI Academy「ChatGPTを使った文章作成」
・OpenAI「ChatGPT向けプロンプトエンジニアリングのベストプラクティス」
※ChatGPTの機能や利用条件などは変更される場合があります。実際に利用する際にはOpenAI公式情報もご確認ください。