「会議が終わった後の議事録作成に時間がかかる」
「メモは取ったけれど、うまく整理できない」
「決定事項や担当者をまとめるだけでも大変」
そんな悩みはありませんか？
会議そのものより、
「会議が終わった後の整理に時間がかかる」
という方も多いのではないでしょうか。
ChatGPTは、会議メモの整理や議事録のたたき台作成などにも活用できます。
たとえば、会議中に取った箇条書きのメモを渡して、
「このメモを議事録にしてください」
と依頼できます。
さらに、
- 決定事項だけ抽出する
- 担当者と期限を整理する
- 上司への報告用に要約する
- 次回会議の課題を整理する
といった使い方もできます。
この記事では、40代・50代のChatGPT初心者の方に向けて、会議や議事録作成で使えるChatGPTの活用方法を、コピペできるプロンプト例とともに紹介します。
ChatGPTは会議のどんな場面で使える？
ChatGPTは、会議後の議事録作成だけに使うものではありません。
会議の、
「前」「最中」「後」
それぞれで活用できます。
たとえば会議前なら、
- 議題の整理
- アジェンダの作成
- 質問事項の整理
会議後なら、
- メモの整理
- 議事録のたたき台作成
- 決定事項の抽出
- ToDoの整理
- 上司への報告文作成
などに利用できます。
つまり、
会議前の準備
↓
会議
↓
メモ整理
↓
議事録作成
↓
決定事項・ToDo整理
という一連の作業をChatGPTに手伝ってもらうことができます。
ChatGPTで議事録を作る基本的な流れ
初心者の方は、まず次の流れから試してみてください。
目次
ステップ1｜会議中にメモを取る
最初からきれいな文章を書く必要はありません。
たとえば、
「A案採用」
「田中さん確認」
「見積金額再確認」
「10/20まで」
「次回11/1」
という程度でも構いません。
ステップ2｜ChatGPTへメモを入力する
そして、
「次の会議メモを議事録形式に整理してください」
と依頼します。
ステップ3｜必要な形式を指定する
たとえば、
「日時・出席者・議題・決定事項・今後の対応に分けてください」
と指定します。
ステップ4｜内容を自分で確認する
ChatGPTが作った議事録について、
- 日時
- 出席者
- 数字
- 決定事項
- 担当者
- 期限
などを確認します。
ここが重要です。
ChatGPTが作成した議事録を、そのまま正式な記録として使用するのではなく、必ず人間が確認してください。
議事録作成の基本プロンプト
何と入力すればよいかわからない場合は、次の形から始めてみてください。
【基本テンプレート】
「次の会議メモを議事録として整理してください。
以下の項目に分けてください。
・会議名
・日時
・出席者
・議題
・主な意見
・決定事項
・今後の対応
・担当者
・期限
入力されていない事実を勝手に追加しないでください。
担当者や期限が不明な場合は『要確認』としてください。
簡潔で読みやすい文章にしてください。
【ここに会議メモを貼り付ける】」
このテンプレートを保存しておけば、さまざまな会議で使えます。
会議・議事録で使えるプロンプト10選
1．会議のアジェンダを作る
まずは会議前の準備です。
「何について話すのか」を整理するアジェンダ作成にも使えます。
コピペ用プロンプト
**「次の内容をもとに会議のアジェンダを作成してください。
会議の目的：社内の業務効率化について検討する
会議時間：60分
参加者：管理職5名
検討したい内容：
・現在時間がかかっている業務
・改善できそうな業務
・生成AIを活用できる可能性
・今後の進め方
60分以内で終了できるように、議題と時間配分を作ってください。
最後に『決定したいこと』も整理してください。」**
時間配分まで作ってもらうことで、会議の進行を考える材料になります。
2．会議で確認する質問を考える
会議前に、
「何を確認しておけばいいのか？」
を整理することもできます。
コピペ用プロンプト
**「次の会議で確認すべき質問を10個考えてください。
テーマ：新しい勤怠管理システムの導入
確認したい内容：
・導入費用
・導入時期
・職員への説明
・現在のシステムからの移行
・トラブル発生時の対応
質問を『費用』『スケジュール』『運用』『職員対応』『リスク』に分類してください。」**
自分では思いつかなかった確認事項を考える材料として使えます。
ただし、最終的に必要な質問は自分で選びましょう。
3．箇条書きの会議メモを整理する
会議中に取ったメモは、きれいな文章でなくても構いません。
コピペ用プロンプト
**「次の会議メモを読みやすく整理してください。
・新システム11月開始予定
・研修10月20日
・マニュアル総務作成
・操作テスト必要
・田中さんテスト担当
・10月15日まで
・問い合わせ窓口は総務
・次回会議10月18日
『決定事項』『今後やること』『担当者』『期限』『次回会議』に分けてください。
メモに書かれていない情報は追加しないでください。」**
乱雑なメモを整理するだけでも、会議後の作業を進めやすくなります。
4．会議メモから議事録を作る
次は、会議メモを正式な議事録の形へ整理します。
コピペ用プロンプト
**「以下の会議メモから議事録のたたき台を作成してください。
次の項目に分けてください。
1．会議名
2．日時
3．出席者
4．議題
5．主な内容
6．決定事項
7．今後の対応
8．担当者・期限
9．次回会議
入力されていない内容を推測して追加しないでください。
情報が不足している部分は『要確認』と記載してください。
簡潔で客観的な文章にしてください。
【ここに会議メモを貼り付ける】」**
議事録では、
「推測しない」
という指示を入れておくことが重要です。
5．決定事項だけを抽出する
長い議事録から、
「結局、何が決まったの？」
という部分だけを確認したい場合があります。
コピペ用プロンプト
**「次の議事録から『正式に決定した事項』だけを抜き出してください。
検討中の内容や単なる意見は含めないでください。
決定したかどうか判断できないものは『決定か要確認』として別にしてください。
【ここに議事録を貼り付ける】」**
「意見」と「決定事項」を分けて整理したい場合に便利です。
ただし、正式な決定事項については必ず元の記録と照合してください。
6．担当者と期限を整理する
会議後に重要なのが、
「誰が、何を、いつまでにするのか」
です。
コピペ用プロンプト
**「次の会議メモから、今後必要な作業を整理してください。
次の形式で表にしてください。
・作業内容
・担当者
・期限
・現在の状況
・確認事項
担当者や期限が記載されていない場合は、推測せず『要確認』としてください。
【ここに会議メモを貼り付ける】」**
会議後の「やり忘れ」を防ぐための確認表として使えます。
7．長い議事録を要約する
長い議事録を上司や関係者に報告する場合、すべて読んでもらうのが難しいことがあります。
コピペ用プロンプト
**「次の議事録を、会議に参加していない上司へ報告するために要約してください。
次の順番にしてください。
1．会議の目的
2．重要な決定事項
3．今後の対応
4．上司に確認してほしいこと
300文字程度で簡潔にまとめてください。
重要な数字・期限・担当者は省略しないでください。
【ここに議事録を貼り付ける】」**
相手に合わせて、
「100文字」
「箇条書き3点」
などと変更することもできます。
8．会議後の報告メールを作る
会議後、参加できなかった人へ結果をメールする場合にも使えます。
コピペ用プロンプト
**「次の議事録をもとに、会議に参加できなかった関係者へ送る報告メールを作成してください。
メールには、
・会議の概要
・主な決定事項
・今後必要な対応
・次回会議
を入れてください。
詳細は議事録を確認してもらう前提なので、メール本文は300文字程度で簡潔にしてください。
件名も作成してください。
【ここに議事録を貼り付ける】」**
議事録そのものと、報告メールを別々に作る場合に便利です。
9．次回会議で確認することを整理する
会議終了後に、
「次回は何を確認するのか」
を整理しておくと、次の会議を始めやすくなります。
コピペ用プロンプト
**「次の議事録から、次回会議までに確認・準備すべきことを整理してください。
『確認すること』『準備する資料』『担当者』『期限』『次回会議で決めること』に分けてください。
情報がない部分は推測せず『要確認』としてください。
【ここに議事録を貼り付ける】」**
会議が毎月・毎週続く場合に使いやすい方法です。
10．議事録をチェックしてもらう
最後に、作成した議事録をChatGPTにチェックしてもらうこともできます。
コピペ用プロンプト
**「次の議事録をチェックしてください。
確認してほしい項目は次のとおりです。
1．文章がわかりにくい部分
2．決定事項が明確か
3．担当者が明確か
4．期限が明確か
5．同じ内容が重複していないか
6．曖昧な表現がないか
7．確認が必要そうな数字・日付・固有名詞
事実関係を勝手に修正せず、問題があると思われる箇所を指摘してください。
【ここに議事録を貼り付ける】」**
最終確認の補助として利用できます。
録音した会議をそのままChatGPTに入れればいい？
会議を録音して、その内容をAIで文字起こし・要約できれば便利です。
ただし、ここでは注意が必要です。
会議には、
- 社内情報
- 顧客情報
- 個人情報
- 人事情報
- 契約内容
- 未公開情報
などが含まれる可能性があります。
また、会議の録音そのものについて、勤務先のルールや参加者への確認が必要な場合もあります。
そのため、
「便利だからとりあえず全部録音してAIへアップロードする」
という使い方は避けましょう。
利用するサービスの設定や勤務先のルール、情報の機密性などを確認したうえで判断してください。
会議内容に個人情報がある場合はどうする？
ChatGPTを使って議事録を整理する場合、必要のない個人情報は入力しない方法があります。
たとえば、
「株式会社○○の山田太郎さん」
ではなく、
「取引先担当者A」
と置き換えます。
社員名も、
「担当者A」
「管理職B」
などに置き換えられる場合があります。
ただし、匿名化すればどの情報でも入力してよいというわけではありません。
勤務先の生成AI利用ルールを優先してください。
ChatGPTに「勝手に補完させない」ことが重要
議事録作成では特に重要なポイントです。
たとえばメモに、
「田中さん確認」
としか書いていない場合、
ChatGPTが文脈から、
「田中さんが10月20日までに確認する」
などと勝手に補ってしまうと困ります。
そこでプロンプトに、
「入力されていない事実は追加しないでください」
「不明な部分は『要確認』としてください」
「推測しないでください」
と入れておきます。
それでも間違いが発生する可能性はあるため、最終確認は必要です。
「決定事項」「意見」「検討事項」を分けよう
会議の議事録がわかりにくくなる原因のひとつが、
「決まったこと」と「話しただけのこと」が混ざっている
ことです。
そこでChatGPTに、
「次の会議メモを『決定事項』『主な意見』『継続検討事項』に分けてください」
と依頼します。
さらに、
「決定したか判断できない内容は『要確認』にしてください」
と加えます。
こうすることで、会議内容を整理しやすくなります。
議事録は「全部書く」より目的を考える
議事録というと、
「会議で話したことを全部書かなければいけない」
と思う方もいるかもしれません。
しかし、必要な議事録の形式や詳細さは組織や会議の目的によって異なります。
たとえば業務会議なら、
何が決まったのか
誰が担当するのか
いつまでなのか
次に何を確認するのか
が重要な場合があります。
ChatGPTに依頼するときも、
「何のための議事録なのか」
を伝えると整理しやすくなります。
会議前からChatGPTを使うとさらに便利
議事録だけでなく、会議前からChatGPTを使う方法もあります。
たとえば、
「この会議で最終的に決めるべきことを整理してください」
と依頼します。
さらに、
「60分で終了するためのアジェンダを作ってください」
と続けます。
会議終了後は、
「このメモから決定事項とToDoを整理してください」
と依頼します。
つまり、
会議前：準備
↓
会議後：整理
という両方でChatGPTを使うことができます。
会議・議事録でおすすめの使い方
初心者の方は、まず次の3つから始めてみてください。
①会議メモを整理する
「このメモを決定事項・確認事項・ToDoに分けてください。」
②担当者と期限を整理する
「誰が・何を・いつまでに行うのか表にしてください。」
③上司への報告用に短くする
「この議事録を300文字以内で要約してください。」
この3つだけでも、会議後の整理にChatGPTを活用できます。
会議でChatGPTを使うときのチェックリスト
ChatGPTで議事録を作成した場合は、次の項目を確認しましょう。
□ 会議名は正しいか
□ 日時は正しいか
□ 出席者は正しいか
□ 数字・金額は正しいか
□ 決定事項は正しいか
□ 単なる意見を「決定事項」にしていないか
□ 担当者は正しいか
□ 期限は正しいか
□ AIが勝手に情報を追加していないか
□ 個人情報・機密情報の扱いに問題はないか
正式な議事録として共有する前に、必ず人間が確認してください。
40代・50代の仕事経験が議事録作成にも役立つ
ChatGPTが文章をきれいに整理できても、
「この発言は重要なのか」
「これは正式な決定なのか」
「この内容は記録しておくべきなのか」
を判断するには、業務内容や会議の背景を理解している必要があります。
ここには、これまでの仕事経験が活きます。
つまり、
会議内容を理解する人間
と、
情報整理を手伝うChatGPT
を組み合わせることがポイントです。
まずは次回の会議メモで試してみよう
次に会議があったら、メモを箇条書きで残してみてください。
そして会議終了後、
「次の会議メモを『決定事項』『今後やること』『担当者』『期限』に分けて整理してください。書かれていないことは推測せず『要確認』としてください。」
とChatGPTに入力してみます。
これだけでも、
メモ → 整理された情報
という変化を体験できます。
慣れてきたら、
議事録作成
↓
ToDo抽出
↓
報告メール作成
と活用範囲を広げてみてください。
まとめ｜ChatGPTなら会議後の「整理する作業」を手伝ってもらえる
今回は、ChatGPTを会議・議事録で活用する方法と、コピペで使えるプロンプト10選を紹介しました。
紹介した使い方は、
1．会議のアジェンダを作る
2．確認する質問を考える
3．会議メモを整理する
4．会議メモから議事録を作る
5．決定事項を抽出する
6．担当者と期限を整理する
7．議事録を要約する
8．会議後の報告メールを作る
9．次回会議の確認事項を整理する
10．議事録をチェックする
の10種類です。
特に覚えておきたいのは、
ChatGPTに正式な議事録をすべて任せるのではなく、議事録作成を手伝ってもらう
という考え方です。
基本は、
人間が会議内容を記録する
↓
ChatGPTが整理する
↓
人間が確認する
↓
必要な部分を修正する
↓
正式な議事録として完成させる
という流れです。
まずは次回の会議で、
「このメモから決定事項とToDoを整理してください」
から試してみてください。
会議や議事録でChatGPTを使えるようになったら、次は「マニュアル作成」に活用してみましょう。
普段自分が行っている仕事を箇条書きにするだけでも、ChatGPTにマニュアルのたたき台を作ってもらうことができます。
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参考情報
本記事はOpenAI公式情報を参考に作成しています。
・OpenAI Academy「ChatGPT for Work」
・OpenAI Academy「ChatGPTでファイルを使う」
・OpenAI「ChatGPT向けプロンプトエンジニアリングのベストプラクティス」
※ChatGPTの機能や利用条件、ファイルの取り扱いなどは変更される場合があります。また、会社・組織によって生成AIの利用ルールは異なります。実際の業務で使用する際には、勤務先のルールや利用サービスの最新情報をご確認ください。