「業務マニュアルを作りたいけれど、どこから書けばいいかわからない」
「自分ではできる仕事なのに、人に説明する文章を作るのが難しい」
「新人向けの手順書を作る時間がない」
そんな悩みはありませんか？
仕事を長く続けていると、自分では当たり前にできる作業が増えてきます。
ところが、その作業を新人や別の担当者へ説明しようとすると、
「何から説明すればいいのかわからない」
ということがあります。
そんなときに活用できるのがChatGPTです。
普段行っている作業を箇条書きにしてChatGPTへ渡すだけでも、業務マニュアルのたたき台を作ることができます。
この記事では、40代・50代のChatGPT初心者の方に向けて、
- ChatGPTでマニュアルを作る基本
- マニュアルに入れたい項目
- コピペで使えるプロンプト10選
- 新人向けにわかりやすくする方法
- チェックリストを作る方法
- 既存マニュアルを改善する方法
- 仕事で利用するときの注意点
をわかりやすく紹介します。
記事内のプロンプトは、そのままコピーして使えます。
ChatGPTで業務マニュアルは作れる？
ChatGPTは、業務マニュアルや手順書の「たたき台」を作る用途にも活用できます。
たとえば、
- 新入社員向けマニュアル
- パソコン操作手順書
- 電話対応マニュアル
- 来客対応マニュアル
- 月末業務マニュアル
- データ入力手順書
- 引き継ぎ資料
- チェックリスト
- トラブル対応手順
- よくある質問集
などです。
重要なのは、
ChatGPTが実際の職場のルールをすべて知っているわけではない
ということです。
そのため、
自分が業務内容を伝える
↓
ChatGPTが整理する
↓
自分が内容を確認する
↓
実際の業務に合わせて修正する
という使い方が基本です。
ChatGPTでマニュアルを作るメリット
マニュアル作成で大変なのが、
「白紙の状態から文章を書くこと」
です。
実際の作業方法はわかっていても、
「目的から書くべき？」
「注意事項はどこに入れる？」
「新人にどこまで説明する？」
と考えているうちに時間がかかってしまいます。
ChatGPTを使えば、
自分は業務内容を箇条書きにする
↓
ChatGPTに文章と構成を整理してもらう
という役割分担ができます。
マニュアルには何を書けばいい？
業務によって異なりますが、一般的なマニュアルなら次のような項目が考えられます。
目次
①目的
何のために行う作業なのか。
②対象者
誰が使うマニュアルなのか。
③準備するもの
必要な書類、道具、システムなど。
④作業手順
実際に行う作業を順番に説明します。
⑤注意点
間違いやすいポイントなどです。
⑥確認方法
作業が正しく完了したか確認する方法です。
⑦トラブル時の対応
問題が起きたときの基本的な対応です。
⑧問い合わせ先
判断できない場合に誰へ確認するのかを記載します。
すべてのマニュアルに必要なわけではありません。
業務内容に合わせて選びましょう。
ChatGPTでマニュアルを作る基本プロンプト
何と入力すればいいかわからない場合は、次のテンプレートから始めてみてください。
【基本テンプレート】
「次の情報をもとに業務マニュアルのたたき台を作成してください。
対象者：この業務を初めて担当する社員
業務名：○○
目的：○○
作業内容：
・○○
・○○
・○○
以下の構成にしてください。
1．業務の目的
2．作業前の準備
3．作業手順
4．注意点
5．作業完了後の確認
6．トラブル時の対応
7．不明な場合の確認先
初心者でも作業できるよう、専門用語をできるだけ避けて説明してください。
入力されていない会社独自のルールや事実は勝手に追加せず、不明な部分は『要確認』としてください。」
この基本形を業務に合わせて変更していきます。
マニュアル作成で使えるプロンプト10選
1．箇条書きから業務マニュアルを作る
まずおすすめしたいのが、普段行っている作業を箇条書きにしてマニュアルへ変換する方法です。
コピペ用プロンプト
**「次の箇条書きを、新しく担当する社員向けの業務マニュアルにしてください。
・朝一番に共有メールを確認
・前日からの未処理案件を確認
・担当者ごとに振り分け
・緊急案件は責任者へ報告
・処理終了後に一覧表へ入力
・夕方に未処理案件を再確認
『目的』『作業手順』『注意点』『完了確認』に分けてください。
初めて担当する人でもわかるように説明してください。
入力されていない業務ルールは勝手に追加しないでください。」**
最初から文章を書く必要はありません。
自分が普段やっていることを順番に書くだけで十分です。
2．新人向けマニュアルに書き換える
すでにマニュアルがあっても、
「新人にはわかりにくい」
という場合があります。
コピペ用プロンプト
**「次の業務マニュアルを、この仕事を初めて担当する新人向けに書き換えてください。
条件：
・専門用語には簡単な説明を付ける
・1文を短くする
・1つの手順では1つの作業を説明する
・重要な注意点を目立たせる
・曖昧な表現を指摘する
・元の内容や事実関係は変更しない
【ここに既存マニュアルを貼り付ける】」**
経験者にはわかる文章でも、新人には伝わらないことがあります。
ChatGPTに「初めて担当する人向け」と指定するのがポイントです。
3．作業手順をステップ形式にする
長い文章で書かれたマニュアルは、作業中に確認しにくい場合があります。
そこで手順を番号順に整理します。
コピペ用プロンプト
**「次の文章を、作業しながら確認できる手順書に変更してください。
『STEP1』『STEP2』『STEP3』のように作業順に番号を付けてください。
各STEPは、
・何をするのか
・具体的な操作
・確認するポイント
に分けてください。
一度に複数の作業を指示せず、できるだけ1ステップ1作業にしてください。
【ここに元の文章を貼り付ける】」**
パソコン操作など、順番が重要な業務に向いています。
4．チェックリストを作る
毎日・毎月繰り返す仕事なら、マニュアルとは別にチェックリストを作ると便利です。
コピペ用プロンプト
**「次の業務マニュアルから、作業漏れを防止するためのチェックリストを作成してください。
作業する順番に並べ、
□ 作業内容
という形式にしてください。
最後に、
□ 最終確認
□ 未処理事項の確認
□ 必要な報告の完了
も入れてください。
元のマニュアルにない具体的な業務内容は追加しないでください。
【ここにマニュアルを貼り付ける】」**
印刷して使えるチェックリストのたたき台にもできます。
5．電話対応マニュアルを作る
電話対応など、基本的な流れが決まっている仕事にも利用できます。
コピペ用プロンプト
**「新人社員向けの電話対応マニュアルのたたき台を作成してください。
基本的な流れを、
1．電話を受ける
2．会社名・氏名を確認する
3．用件を確認する
4．担当者へ取り次ぐ
5．担当者が不在の場合
6．伝言を受ける
7．電話を終了する
の順番に説明してください。
各項目に『確認すること』『注意点』を入れてください。
会社によって異なるルールが必要な部分には『自社ルールを確認』と表示してください。」**
ChatGPTが一般的な構成を作り、自社の電話対応ルールを後から追加する方法です。
6．引き継ぎマニュアルを作る
異動や担当変更では、引き継ぎ資料が必要になります。
コピペ用プロンプト
**「次の業務内容から、後任者向けの引き継ぎマニュアルを作成してください。
業務内容：
・毎月5日に前月データを集計
・10日までに上司へ提出
・A社からの資料到着を確認
・資料が届かない場合は担当者へ確認
・集計後は共有フォルダへ保存
以下の項目に分けてください。
1．業務概要
2．実施時期
3．作業手順
4．関係者
5．注意点
6．よくある問題
7．未処理事項を記入する欄
入力されていない情報は推測しないでください。」**
担当者しか知らない仕事を整理するきっかけになります。
7．トラブル対応マニュアルを作る
「通常の作業はわかるけれど、問題が起きたときに新人が困る」
という場合には、トラブル対応を整理します。
コピペ用プロンプト
**「次の情報をもとに、トラブル発生時の対応手順を整理してください。
トラブル：業務システムにログインできない
現在決まっている対応：
・IDとパスワードの入力間違いを確認
・Caps Lockを確認
・ネットワーク接続を確認
・解決しない場合はシステム担当者へ連絡
・勝手に設定を変更しない
『最初に確認すること』『自分で対応できること』『やってはいけないこと』『担当者へ連絡する条件』に分けてください。
書かれていない対応方法を勝手に追加しないでください。」**
トラブル対応では、AIに未知の対応方法を作らせるのではなく、職場で決められている対応を整理する使い方がおすすめです。
8．よくある質問・FAQを作る
新人から毎回同じ質問を受ける場合には、FAQを作る方法があります。
コピペ用プロンプト
**「次の業務マニュアルをもとに、新人が疑問に思いそうな項目をFAQ形式に整理してください。
形式：
Q．○○の場合はどうすればいいですか？
A．○○してください。
マニュアルに回答が書かれていない質問については、回答を作らず『担当者へ確認』としてください。
【ここにマニュアルを貼り付ける】」**
マニュアル本体とFAQを組み合わせることで、確認しやすい資料を作れます。
9．既存マニュアルの問題点をチェックする
何年も使っているマニュアルは、内容がわかりにくくなっている場合があります。
コピペ用プロンプト
**「次の業務マニュアルを、新しく担当する社員の立場からチェックしてください。
以下の点を確認してください。
1．作業する順番がわかるか
2．専門用語の説明があるか
3．曖昧な表現がないか
4．担当者が明確か
5．期限が明確か
6．注意点がわかるか
7．作業完了の判断方法があるか
8．トラブル時の確認先があるか
内容を勝手に変更せず、『改善したほうがよい部分』と『改善案』を分けて示してください。
【ここにマニュアルを貼り付ける】」**
マニュアルの定期的な見直しにも使えます。
10．マニュアルから研修用資料を作る
完成したマニュアルを、新人研修などに使いやすい形へ整理する方法もあります。
コピペ用プロンプト
**「次の業務マニュアルを、新人研修で説明するための資料構成に変更してください。
構成：
1．この業務の目的
2．仕事の全体的な流れ
3．重要な作業
4．間違いやすいポイント
5．困ったときの対応
6．最後に確認するチェックリスト
15分程度で説明できる分量を想定してください。
元のマニュアルに書かれていない事実は追加しないでください。
【ここにマニュアルを貼り付ける】」**
マニュアルを「読む資料」から「説明する資料」へ変える使い方です。
ChatGPTでマニュアルを作るなら「自分の作業を実況」してみよう
「そもそもマニュアルに何を書けばいいかわからない」
という方もいるでしょう。
そんな場合は、実際に仕事をしながら、
自分が何をしているのかメモする
方法がおすすめです。
たとえば、
「パソコンを起動」
「システムへログイン」
「前日のデータを開く」
「未処理データを確認」
「処理後に一覧表へ入力」
という程度で構いません。
そのメモをChatGPTへ渡して、
「この作業を新人向けのマニュアルにしてください」
と依頼します。
最初から完璧な文章を書く必要はありません。
「わかりやすくして」だけではなく対象者を指定する
マニュアル作成では、
誰が読むのか
が重要です。
たとえば、
「わかりやすくしてください」
だけではなく、
「この業務を初めて担当する新入社員向けにしてください」
と指定します。
さらに、
「専門用語には説明を付けてください」
「パソコン操作が苦手な人でも理解できる表現にしてください」
「1つの手順を短くしてください」
などと追加できます。
読み手を具体的にすることで、文章を調整しやすくなります。
マニュアルを表にしてもらう方法
業務によっては文章より表のほうが見やすい場合があります。
そんなときは、
「次のマニュアルを『手順』『作業内容』『担当者』『期限』『注意点』の5列の表にしてください。」
と依頼できます。
さらに、
「担当者や期限が不明な部分は『要確認』としてください。」
と指定します。
マニュアルを作ったあとに、
文章版 → 表形式 → チェックリスト
と用途別に作り替えることもできます。
マニュアルを短くして「簡易版」を作る
正式なマニュアルとは別に、作業中にすぐ確認できる「簡易版」があると便利な場合があります。
ChatGPTに、
「このマニュアルから、作業中に確認するためのA4用紙1枚程度の簡易手順書を作ってください。重要な手順と注意点だけを残してください。」
と依頼します。
さらに、
「最後にチェックリストを付けてください。」
と追加できます。
詳細版と簡易版を使い分ける方法です。
マニュアルの更新履歴も作っておこう
業務マニュアルは、一度作ったら終わりではありません。
業務内容やシステムが変われば、マニュアルも更新する必要があります。
そのため、
更新日
変更した内容
変更理由
確認した担当者
などを記録しておくと管理しやすくなります。
たとえば、
| 更新日 | 変更内容 | 変更理由 | 確認者 |
|---|---|---|---|
| 2026年10月1日 | STEP3の操作方法を変更 | システム変更 | ○○ |
| 2026年11月1日 | 問い合わせ先を変更 | 担当部署変更 | ○○ |
という形です。
ChatGPTに、
「このマニュアルの最後に更新履歴表を追加してください。」
と依頼することもできます。
マニュアル作成でAIに任せてはいけない部分
ChatGPTは文章整理には便利ですが、AIだけで決めるべきではない内容もあります。
たとえば、
- 会社独自の業務ルール
- 法令上必要な手順
- 安全管理に関する手順
- 個人情報の取り扱い
- 金銭管理
- システムのセキュリティ設定
- 緊急時の対応
- 医療・介護など人の安全に関わる手順
などです。
こうした内容は、実際の規程、責任者、専門部署、公的な情報などを確認したうえで作成する必要があります。
ChatGPTが自然な文章を書いた＝手順として正しい
とは限りません。
会社の機密情報・個人情報にも注意する
マニュアルには社内情報が多く含まれる場合があります。
たとえば、
- 顧客情報
- 社員情報
- ID・パスワード
- システム構成
- 社外秘情報
- 取引先情報
- 内部の連絡先
などです。
生成AIへ入力する前に、勤務先のAI利用ルールを確認しましょう。
必要に応じて、
「担当者A」
「取引先B」
など、実際の名称を使わずにマニュアルの構成だけを作る方法もあります。
ChatGPTが勝手に作った手順がないか確認する
マニュアル作成で特に注意したいポイントです。
ChatGPTは、入力された情報が不足していると、文脈からもっともらしい内容を作成する場合があります。
しかし、実際の職場ではその手順が間違っている可能性があります。
そこで、
「入力していない手順を勝手に追加しないでください」
「わからない部分は『要確認』としてください」
「会社独自のルールは推測しないでください」
という指示を入れておきます。
それでも最終確認は必要です。
完成したマニュアルは「実際にやってみて」確認する
マニュアルが完成したら、文章を読むだけでなく、
そのマニュアルを見ながら実際に作業できるか
確認してみましょう。
できれば、その業務に慣れていない人に読んでもらう方法もあります。
たとえば、
「STEP3の意味がわからない」
「このボタンがどこにあるかわからない」
「この場合はどうするの？」
という質問が出れば、その部分を追加・修正します。
良いマニュアルは、
一度で完成させるものではなく、実際に使いながら改善するもの
と考えるとよいでしょう。
マニュアル完成前のチェックリスト
ChatGPTでマニュアルを作成したら、次の項目を確認してみてください。
□ マニュアルの目的が書かれている
□ 誰向けのマニュアルかわかる
□ 作業する順番がわかる
□ 1つ1つの作業が具体的に書かれている
□ 専門用語に説明がある
□ 注意点が書かれている
□ 作業完了の確認方法がある
□ トラブル時の対応がわかる
□ 不明な場合の確認先がわかる
□ AIが勝手に手順を追加していない
□ 個人情報・機密情報に問題がない
□ 実際の業務ルールと一致している
最後は必ず人間が確認します。
40代・50代の仕事経験こそマニュアル作成に活かせる
長く仕事をしている人ほど、
「当たり前にやっているので、言葉で説明していない仕事」
を持っていることがあります。
たとえば、
「この場合は先に上司へ確認する」
「この書類だけは月末ではなく25日に確認する」
「新人はここを間違えやすい」
といった知識です。
これはChatGPTが最初から知っている情報ではありません。
しかし、その経験をChatGPTへ伝えれば、文章として整理する手伝いをしてもらえます。
つまり、
自分の業務経験・ノウハウ
と、
ChatGPTの文章整理能力
を組み合わせるわけです。
40代・50代の方がこれまで身につけてきた仕事の経験を、次の担当者へ残す方法としても活用できます。
まず1つの仕事をマニュアル化してみよう
最初から会社全体のマニュアルを作る必要はありません。
まず、
自分が毎日やっている小さな仕事を1つ
選んでみてください。
そして、その仕事を箇条書きにします。
たとえば、
・メール確認
・データ確認
・一覧表へ入力
・責任者へ報告
・処理済みに変更
これをChatGPTへ入力して、
「この作業を新人向けのマニュアルにしてください。目的・作業手順・注意点・完了確認に分けてください。」
と依頼します。
これだけでもマニュアル作成を体験できます。
まとめ｜ChatGPTなら「頭の中にある仕事」をマニュアルにしやすくなる
今回は、ChatGPTで業務マニュアルを作成する方法と、コピペで使えるプロンプト10選を紹介しました。
紹介した使い方は、
1．箇条書きから業務マニュアルを作る
2．新人向けマニュアルに書き換える
3．作業手順をステップ形式にする
4．チェックリストを作る
5．電話対応マニュアルを作る
6．引き継ぎマニュアルを作る
7．トラブル対応マニュアルを作る
8．FAQを作る
9．既存マニュアルをチェックする
10．研修用資料に変換する
の10種類です。
ChatGPTを使ったマニュアル作成の基本は、
自分が業務内容を書き出す
↓
ChatGPTに整理してもらう
↓
自分が実際の業務と照らし合わせる
↓
不足している部分を追加する
↓
実際に使ってみる
↓
必要に応じて改善する
という流れです。
特に重要なのは、
ChatGPTに仕事のルールそのものを決めてもらうのではなく、自分が知っている業務を整理してもらう
という考え方です。
これなら、今まで自分の頭の中だけにあった仕事のノウハウを、他の人にも伝えやすい形にできます。
まずは今日、自分が毎日行っている仕事を1つ選び、
「この作業を新人向けのマニュアルにしてください」
とChatGPTへ入力してみてください。
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→【安全に使う】生成AIを使うときの注意点7つ｜初心者が知っておきたい安全な使い方
参考情報
本記事はOpenAI公式情報などを参考に作成しています。
・OpenAI Academy「ChatGPT for Work」
・OpenAI Academy「ChatGPTを使った文章作成」
・OpenAI Academy「ChatGPTでファイルを使う」
・OpenAI「ChatGPT向けプロンプトエンジニアリングのベストプラクティス」
※ChatGPTの機能や利用条件などは変更される場合があります。また、会社・組織ごとに生成AIの利用ルールは異なります。実際の業務で使用する場合は、勤務先の規程や最新の公式情報をご確認ください。