「ChatGPTを仕事で使ってみたいけれど、何に使えばいいかわからない」
「メール作成以外にも使えるの？」
「40代・50代でも仕事に活用できる？」
そんな疑問を持っている方も多いのではないでしょうか。
ChatGPTは、質問に答えてくれるだけのAIではありません。
文章作成、要約、情報整理、アイデア出し、データ分析など、仕事のさまざまな場面で活用できます。
特に、
「毎日繰り返している作業」
「文章を考えるのに時間がかかる作業」
「情報を整理する作業」
などは、ChatGPTを活用しやすい分野です。
この記事では、40代・50代のChatGPT初心者の方に向けて、仕事で使いやすい15の活用方法を具体的な質問例とともに紹介します。
難しい操作は必要ありません。
まずは自分の仕事で使えそうなものを1つ見つけてみてください。
ChatGPTは仕事の何に使える？
ChatGPTは、OpenAIが提供するAIアシスタントです。
普段使っている日本語で、
「○○してください」
とお願いできます。
仕事では、たとえば次のような作業に活用できます。
- メールの下書き
- 文章の修正
- 長文の要約
- 会議メモの整理
- マニュアル作成
- アイデア出し
- 情報整理
- Excel・CSVなどのデータ分析
大切なのは、
「仕事を全部ChatGPTに任せる」
と考えないことです。
おすすめなのは、
ChatGPTに下準備をしてもらい、人間が確認・判断する
という使い方です。
それでは具体的な活用方法を見ていきましょう。
1．メールの下書きを作る
仕事で最も始めやすい使い方のひとつがメール作成です。
たとえば、
「取引先へ送る打ち合わせのお礼メールを作成してください。初めて取引する会社です。丁寧ですが堅すぎない文章で、300文字程度にしてください。」
と入力します。
ChatGPTが下書きを作ってくれます。
文章が堅すぎたら、
「もう少しやわらかい文章にしてください。」
長すぎたら、
「200文字程度に短くしてください。」
と追加できます。
ゼロから文章を考えるより、
ChatGPTに下書きを作ってもらう → 自分で修正する
という方法にすると、メール作成の負担を減らしやすくなります。
2．文章を読みやすく修正する
自分で文章を作ったものの、
「何となく読みにくい」
「うまくまとまらない」
ということはありませんか？
そんなときは、文章をChatGPTに入力して、
「次の文章を、内容を変えずに読みやすく修正してください。」
とお願いできます。
さらに、
「社外向けの丁寧な文章にしてください。」
「専門用語を減らしてください。」
「箇条書きを使って読みやすくしてください。」
などの条件も追加できます。
メールだけでなく、
- 社内文書
- お知らせ
- 報告書
- 案内文
- マニュアル
などにも活用できます。
3．長い文章や資料を要約する
仕事では長い資料を読むことがあります。
ChatGPTに文章を入力して、
「次の文章の重要ポイントを5つにまとめてください。」
とお願いすると、内容を整理する補助として利用できます。
対応している環境ではPDFやWordなどのファイルを追加して、
「この資料の重要ポイントを5つにまとめてください。」
と質問することもできます。
さらに、
「管理職へ報告するために200文字程度でまとめてください。」
など、用途を指定することもできます。
ただし、AIによる要約で重要な内容が抜けたり、解釈を誤ったりする可能性があります。
重要な資料は必ず原文も確認しましょう。
4．会議メモを整理する
会議中にメモを取ったものの、
「後で見ると何が決まったのかわからない」
ということがあります。
そんなときは会議メモをChatGPTに渡して、
「次の会議メモを『決定事項』『確認事項』『今後やること』に分けて整理してください。」
と依頼できます。
たとえば、
【決定事項】
【確認事項】
【今後やること】
【担当者】
【期限】
といった形式に整理してもらうこともできます。
会議後の情報整理に役立つ使い方です。
5．議事録のたたき台を作る
会議メモから議事録のたたき台を作ることもできます。
たとえば、
「以下の会議メモを議事録形式に整理してください。『日時』『出席者』『議題』『決定事項』『今後の対応』の順番にしてください。」
と依頼します。
ChatGPTが一定の形式に整理してくれるため、白紙から議事録を作るより始めやすくなります。
ただし、
- 人名
- 日時
- 数字
- 決定事項
- 担当者
- 期限
などは必ず人間が確認してください。
6．マニュアルのたたき台を作る
「自分ではできるけれど、人に説明するのが難しい」
という仕事はありませんか？
そんなときは、まず作業手順を箇条書きにします。
そしてChatGPTに、
「次の作業手順を、新入社員でもわかるマニュアルにしてください。『目的』『準備するもの』『作業手順』『注意点』に分けてください。」
とお願いします。
ChatGPTに最初のたたき台を作ってもらい、実際の業務内容に合わせて自分で修正します。
マニュアル作成をゼロから始める負担を減らせます。
7．社内のお知らせを作る
社内では、
- 会議のお知らせ
- 研修のお知らせ
- 健康診断のお知らせ
- システム停止のお知らせ
- 年末年始のお知らせ
など、さまざまな文章を作ります。
ChatGPTに、
「社員向けに研修会のお知らせを作ってください。日時は10月20日14時から、場所は第1会議室です。簡潔でわかりやすい文章にしてください。」
と入力すれば、下書きを作成できます。
毎回似たような文章をゼロから考えている方には使いやすい方法です。
8．アイデアを出してもらう
仕事では、
「何か新しい案を考えて」
と言われることがあります。
しかし、ゼロからアイデアを出すのは意外と大変です。
そんなときはChatGPTに、
「社内の業務効率化につながるアイデアを20個出してください。大きな費用がかからないものを優先してください。」
と依頼できます。
重要なのは、ChatGPTのアイデアをそのまま採用することではありません。
まず大量に候補を出してもらい、
その中から使えそうなものを人間が選ぶ
という使い方がおすすめです。
9．企画のたたき台を作る
アイデアが決まったら、企画書の骨組みを作ってもらうこともできます。
たとえば、
「社内のペーパーレス化を進める企画書の構成を作ってください。『現状の課題』『目的』『具体策』『期待できる効果』『実施スケジュール』を含めてください。」
と依頼します。
ChatGPTが構成案を作成したら、
「具体策を増やしてください」
「経営者向けの内容にしてください」
「A4用紙1枚程度にまとめてください」
と追加していきます。
企画そのものをAI任せにするのではなく、
自分の考えを形にするための補助
として使うと便利です。
10．報告書のたたき台を作る
報告書を作るとき、
「どの順番で書けばいいかわからない」
ということがあります。
そんなときはChatGPTに、
「次の情報をもとに上司へ提出する報告書のたたき台を作ってください。『概要』『発生した問題』『原因』『対応内容』『今後の対策』に分けてください。」
とお願いできます。
自分が持っている情報を箇条書きで渡し、文章として整理してもらう方法も便利です。
事実関係については必ず自分で確認してから提出しましょう。
11．Excelの関数を教えてもらう
Excelを使っていて、
「この計算をするには、どの関数を使えばいいの？」
と困ることがあります。
そんなときもChatGPTへ質問できます。
たとえば、
「ExcelでA列の日付が今月のデータだけ抽出したいです。初心者向けに方法を説明してください。」
といった具合です。
また、
「このExcel関数が何をしているのか初心者向けに説明してください。」
と数式の意味を聞くこともできます。
関数名がわからなくても、
「何をしたいのか」
を日本語で説明して質問できるのが便利なところです。
12．ExcelやCSVデータを分析する
対応している環境では、ExcelやCSVなどのデータファイルをChatGPTへ追加して分析できます。
たとえば売上データなら、
「このデータを月別に集計してください。」
「前年同月と比較してください。」
「大きく数字が変化している項目を教えてください。」
などと質問できます。
さらに、
「このデータをわかりやすいグラフにしてください。」
と依頼することもできます。
専門的な分析知識がなくても、普通の日本語で質問できるのが特徴です。
ただし、AIによる集計結果や計算結果についても、重要な用途では元データと照合しましょう。
13．情報を比較・整理する
仕事では複数の商品やサービスを比較することがあります。
たとえば、
「A・B・Cの3サービスについて、『料金』『主な機能』『メリット』『注意点』で比較表を作ってください。」
とお願いできます。
最新情報が必要な場合には、
「公式サイトをWeb検索して、現在の情報を確認し、出典を付けて比較してください。」
と依頼するとよいでしょう。
比較表にすると、文章だけで読むより違いを把握しやすくなります。
ただし、料金やサービス内容など変更される情報は、最終的に各公式サイトを確認してください。
14．仕事の優先順位を整理する
仕事が重なると、
「何から手をつければいいかわからない」
ということがあります。
そんなときは、自分の仕事をChatGPTへ書き出して、
「次の仕事を『緊急度』『重要度』『期限』を考慮して整理してください。ただし、最終的な優先順位は私が判断するので、判断材料を示してください。」
と依頼できます。
たとえば、
- 今日中に取引先へ返信
- 来週の会議資料作成
- 月末の集計
- 社内マニュアル修正
などを入力します。
頭の中だけで考えるより、一覧化して整理することで優先順位を考えやすくなります。
AIに最終判断を任せるのではなく、
考えるための材料を整理してもらう
という使い方です。
15．自分の仕事でChatGPTをどう使えるか相談する
最後に紹介するのが、初心者に特におすすめの方法です。
それは、
「自分の仕事で何に使えるのか、ChatGPT自身に聞く」
ことです。
たとえば、
「私は事務職です。普段は電話対応、メール、会議資料作成、データ入力、Excel集計、マニュアル作成をしています。この中でChatGPTを活用できそうな仕事を10個提案してください。」
と入力します。
さらに、
「初心者でも簡単にできる順番に並べてください。」
と追加します。
そして、
「1番について具体的な使い方とプロンプト例を教えてください。」
と深掘りしていきます。
自分の仕事内容に合わせた使い方を考えるきっかけになります。
事務職ならChatGPTをどう使う？
15の活用方法を紹介しましたが、事務職なら特に次のような作業から始めやすいでしょう。
メール作成
↓
文章修正
↓
社内のお知らせ作成
↓
会議メモ整理
↓
議事録作成
↓
マニュアル作成
↓
Excel・データ分析
いきなり高度な機能を使う必要はありません。
まずは、
「毎日作っているメールを1通だけChatGPTに手伝ってもらう」
ところから始めても十分です。
ChatGPTを仕事で使うときの基本プロンプト
仕事で使う場合は、次の4項目を入れると目的を伝えやすくなります。
①役割・状況
②やってほしいこと
③条件
④出力形式
たとえば、
「あなたは事務担当者です。社員向けの研修案内を作成してください。40代・50代の社員にもわかりやすい表現にして、300文字以内で、最後に日時・場所・持ち物を箇条書きにしてください。」
という形です。
最初から完璧なプロンプトを書く必要はありません。
回答を見ながら、
「もう少し短く」
「表にしてください」
「もっと簡単な言葉にしてください」
と追加していけば大丈夫です。
ChatGPTで仕事を効率化するときの3ステップ
初心者の方は、次の順番で進めてみてください。
目次
ステップ1｜毎日繰り返している仕事を探す
まず、
「毎日・毎週、何度もやっている仕事はないか？」
を考えます。
メール、文章作成、集計などが候補です。
ステップ2｜時間がかかっている部分だけAIに任せる
仕事そのものを全部任せる必要はありません。
たとえばメールなら、
文章の下書きだけChatGPTに任せる
という方法があります。
ステップ3｜人間が確認して完成させる
ChatGPTが作成した内容を、
確認 → 修正 → 完成
させます。
この方法なら、初心者でも少しずつ生成AIを仕事へ取り入れられます。
ChatGPTを仕事で使うときの注意点
仕事で使う場合は、便利さだけでなく安全面も重要です。
特に、
- 個人情報を安易に入力しない
- 顧客情報を入力しない
- 会社の機密情報を入力しない
- 勤務先のAI利用ルールを確認する
- AIの回答をそのまま信用しない
- 日付・金額・固有名詞を確認する
- 最終判断は人間が行う
ことを意識しましょう。
会社によっては生成AIの利用を制限していたり、指定されたサービスだけ利用できたりする場合があります。
勤務先のルールがある場合は必ず従ってください。
ChatGPTを使えば必ず仕事が速くなるわけではない
ChatGPTを導入すれば、
「すべての仕事が自動的に効率化される」
というわけではありません。
たとえば、簡単なメールを作るために長いプロンプトを何度も修正していたら、自分で書いたほうが早い場合もあります。
重要なのは、
ChatGPTを使うこと自体を目的にしない
ことです。
「この作業はAIに任せたほうが早い」
「これは自分でやったほうが早い」
と使い分けることが大切です。
40代・50代だからこそ仕事経験＋AIを活かせる
「AIは若い人のほうが有利なのでは？」
と思う方もいるかもしれません。
しかし、仕事で生成AIを活用するときに重要なのは、AIの操作だけではありません。
たとえばChatGPTが作ったメールを見て、
「この表現では取引先に失礼かもしれない」
と判断するには、仕事の経験が役立ちます。
マニュアルを作った場合も、
「新人はここで迷う」
と判断できるのは、実際の業務を知っている人です。
つまり、
これまでの仕事経験 × ChatGPT
という組み合わせが重要です。
ChatGPTに仕事を奪われるかどうかだけを考えるのではなく、
自分が持っている経験をAIでどう活かすか
という視点で考えてみるとよいでしょう。
まず今日1つだけ試してみよう
この記事を読んだだけで終わらせず、まず1つ試してみてください。
おすすめはメール作成です。
ChatGPTを開いて、
「取引先へ送るお礼メールを作ってください。丁寧で簡潔な文章にしてください。」
と入力してみましょう。
そして回答された文章を見て、
「もう少しやわらかくしてください。」
と追加してみてください。
これだけでも、
AIに依頼する → 回答を見る → 修正をお願いする
という基本的な仕事活用を体験できます。
まとめ｜ChatGPTは「仕事を任せる」のではなく「仕事を手伝ってもらう」
今回は、ChatGPTを仕事で活用する15の方法を紹介しました。
もう一度まとめると、
1．メールの下書きを作る
2．文章を読みやすく修正する
3．長い文章や資料を要約する
4．会議メモを整理する
5．議事録のたたき台を作る
6．マニュアルのたたき台を作る
7．社内のお知らせを作る
8．アイデアを出してもらう
9．企画のたたき台を作る
10．報告書のたたき台を作る
11．Excelの関数を教えてもらう
12．Excel・CSVデータを分析する
13．情報を比較・整理する
14．仕事の優先順位を整理する
15．自分の仕事での活用方法を相談する
という15種類です。
最初から全部使う必要はありません。
まず、
「毎日面倒だと思っている作業を1つ」
選んでみてください。
そして、その作業の一部をChatGPTに手伝ってもらいます。
人間が考える
＋
ChatGPTに手伝ってもらう
＋
人間が確認・判断する
この使い方が、仕事で生成AIを活用する基本です。
ChatGPTに慣れてきたら、次はメール、文書作成、会議、マニュアル作成など、個別の仕事について具体的な使い方を覚えていきましょう。
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参考情報
本記事はOpenAI公式情報を確認して作成しています。
・OpenAI Academy「ChatGPT for Work」
・OpenAI Academy「ChatGPTでファイルを使う」
・OpenAI Academy「ChatGPTを使ったデータ分析」
・OpenAI Help Center「ChatGPTによるデータ分析」
※ChatGPTで利用できる機能やファイル形式、利用上限などは、プラン、モデル、ワークスペース設定等によって異なる場合があります。実際に利用する際は公式情報をご確認ください。