「仕事のメールを書くのに時間がかかる」
「丁寧な文章を考えるのが苦手」
「ChatGPTでメールを作れると聞いたけれど、どう質問すればいいかわからない」
そんな悩みはありませんか？
ChatGPTは、仕事で使うメールの下書き作成にも活用できます。
たとえば、
「取引先へのお礼メールを作ってください」
と入力するだけでも文章を作成してくれます。
さらに、
「丁寧だけど堅すぎない文章にして」
「200文字程度にして」
「件名も付けて」
などの条件を追加することもできます。
この記事では、40代・50代のChatGPT初心者の方に向けて、
- ChatGPTでメールを作る基本
- 上手にメールを作ってもらうコツ
- 仕事で使えるプロンプト10選
- ChatGPTが作ったメールの修正方法
- 仕事で使うときの注意点
をわかりやすく紹介します。
記事内のプロンプトは、そのままコピーして使えます。
ChatGPTで仕事のメールは作れる？
ChatGPTは、文章作成を得意とするAIアシスタントです。
仕事では、
- お礼メール
- 日程調整
- 会議案内
- お詫び
- 催促
- 依頼
- 問い合わせへの返信
- 社内連絡
など、さまざまなメールの下書き作成に利用できます。
大切なのは、
ChatGPTにメールを送信してもらうことではなく、まず「下書き担当」として使う
という考え方です。
基本的には、
①ChatGPTに条件を伝える
↓
②メールの下書きを作ってもらう
↓
③自分で内容を確認する
↓
④必要なところを修正する
↓
⑤自分で送信する
という流れから始めるとよいでしょう。
ChatGPTでメールを作る基本的な方法
使い方は簡単です。
ChatGPTを開いて、
「○○についてのメールを作ってください」
と入力します。
たとえば、
「取引先へ送る打ち合わせのお礼メールを作ってください。」
と入力します。
これだけでもメールの下書きが作成されます。
ただし、もう少し詳しく条件を伝えると、自分が求めている文章に近づけやすくなります。
メール作成では「5つの情報」を伝えよう
ChatGPTに仕事のメールを書いてもらうときは、次の5つを意識してみてください。
目次
①誰に送るのか
たとえば、
- 取引先
- 上司
- 部下
- 同僚
- 顧客
- 初めて連絡する相手
などです。
②メールの目的
何のためにメールを送るのかを伝えます。
たとえば、
- お礼
- お詫び
- 日程調整
- 依頼
- 催促
- 報告
などです。
③必ず入れたい内容
日時や場所など、メールに必要な情報を伝えます。
たとえば、
「10月15日14時」
「第2会議室」
などです。
④文章の雰囲気
たとえば、
「丁寧で堅すぎない文章」
「社外向けのフォーマルな文章」
「社内向けなので少しやわらかく」
などと指定します。
⑤文章の長さ・形式
たとえば、
「300文字以内」
「件名も作ってください」
「重要事項は箇条書きにしてください」
などです。
この5つを伝えるだけでも、目的に合ったメールを作りやすくなります。
ChatGPTメール作成の基本プロンプト
迷ったときは、次の形を使ってください。
【基本テンプレート】
「〇〇へ送る、〇〇についてのメールを作成してください。
目的：〇〇
入れたい内容：〇〇
文章の雰囲気：丁寧でわかりやすく、堅すぎない
長さ：300文字程度
件名も作成してください。」
〇〇の部分を自分の状況に置き換えるだけです。
それでは、仕事でよく使うメールのプロンプト例を紹介します。
仕事で使えるメール用プロンプト10選
1．取引先へのお礼メール
打ち合わせや訪問後のお礼メールです。
コピペ用プロンプト
**「取引先へ送る打ち合わせのお礼メールを作成してください。
初めて打ち合わせをした相手です。
打ち合わせの時間を取っていただいたことへの感謝を伝えてください。
今後も良い関係を築いていきたいという内容を入れてください。
丁寧ですが堅すぎない文章で、300文字程度にしてください。
件名も作成してください。」**
ChatGPTが作った文章を確認し、実際に話した内容などを1文加えると、より自然なメールになります。
2．日程調整メール
会議や打ち合わせの日程を調整するときに使えます。
コピペ用プロンプト
**「取引先へ送る打ち合わせの日程調整メールを作成してください。
こちらの希望日は次の3つです。
・10月15日 午前
・10月16日 14時以降
・10月18日 終日
相手の都合を確認する内容にしてください。
丁寧で簡潔なビジネスメールにしてください。
件名も作成してください。」**
候補日を箇条書きにすると、ChatGPTにも内容を伝えやすくなります。
3．会議案内メール
社内会議や研修の案内にも利用できます。
コピペ用プロンプト
**「社員向けの会議案内メールを作成してください。
以下の情報を必ず入れてください。
日時：10月20日 14時～15時
場所：第1会議室
議題：業務改善について
持ち物：筆記用具、配布済み資料
社内向けなので丁寧ですが堅すぎない文章にしてください。
日時・場所・議題・持ち物は箇条書きにしてください。
件名も作成してください。」**
必要事項を整理して入力すると、案内メールを作りやすくなります。
4．お詫びメール
仕事ではミスや対応の遅れについて謝罪することがあります。
コピペ用プロンプト
**「取引先へ送るお詫びメールの下書きを作成してください。
状況：こちらから送る予定だった資料の送付が1日遅れました。
相手に迷惑をかけたことへの謝罪と、資料を本日送付することを伝えてください。
言い訳をせず、誠意が伝わる文章にしてください。
過度に大げさな表現は使わず、簡潔なビジネスメールにしてください。
件名も作成してください。」**
お詫びメールでは、ChatGPTが作った文章をそのまま送らず、実際の状況と表現が合っているか必ず確認してください。
5．資料送付メール
資料を添付して送るときにも使えます。
コピペ用プロンプト
**「取引先へ資料を送付するときのメールを作成してください。
本日の打ち合わせで依頼された資料を添付して送ります。
資料を確認していただき、不明点があれば連絡してほしいという内容を入れてください。
簡潔で丁寧なビジネスメールにしてください。
件名も作成してください。」**
添付ファイルを送る場合は、実際にファイルが添付されているか送信前に確認しましょう。
6．回答・返信をお願いする催促メール
返事が来ない場合の催促メールは、文章の表現に悩みやすいものです。
コピペ用プロンプト
**「取引先へ返信をお願いする催促メールを作成してください。
1週間前に打ち合わせ日程についてメールを送っていますが、まだ返信がありません。
相手を責める表現は使わず、行き違いの可能性にも配慮してください。
急かしすぎない、丁寧でやわらかい文章にしてください。
件名も作成してください。」**
催促メールでは、
「相手を責めない」
「行き違いに配慮する」
と指定すると、目的に合ったトーンに調整しやすくなります。
7．上司への報告メール
上司へ仕事の進捗などを報告するときにも使えます。
コピペ用プロンプト
**「上司へ送る業務進捗の報告メールを作成してください。
以下の内容を整理してください。
・資料作成は80％完了
・明日午前中に完成予定
・A社からの回答待ち
・回答が届き次第、最終確認する
・予定どおり金曜日までに提出予定
結論が最初にわかる簡潔な文章にしてください。
300文字以内で、件名も作成してください。」**
箇条書きのメモを文章に変えてもらう方法は、日常業務でも使いやすい活用法です。
8．仕事をお願いする依頼メール
同僚や他部署などへ作業をお願いするメールにも利用できます。
コピペ用プロンプト
**「他部署の担当者へ作業をお願いする社内メールを作成してください。
お願いしたい内容：売上データの確認
期限：10月25日
理由：月末の会議資料に使用するため
相手に負担をかけることへの配慮を入れながら、依頼内容と期限が明確に伝わる文章にしてください。
社内向けなので、丁寧ですが堅すぎない文章にしてください。
件名も作成してください。」**
依頼メールでは、
「何をしてほしいのか」
「いつまでなのか」
を明確にすることが大切です。
9．問い合わせへの返信メール
顧客や取引先からの問い合わせに返信するときにも使えます。
コピペ用プロンプト
**「顧客からの問い合わせに返信するメールを作成してください。
問い合わせ内容：商品の発送日はいつか？
回答内容：10月15日に発送予定。通常は発送後2～3日程度で到着予定。ただし配送状況により前後する可能性がある。
相手にわかりやすく、丁寧で安心感のある文章にしてください。
断定できない内容は断定しないでください。
件名も作成してください。」**
商品情報、発送日、料金などの事実は、必ず自分で確認してから送信しましょう。
10．断りのメール
依頼や提案を断るメールは、文章作成が難しい場面のひとつです。
コピペ用プロンプト
**「取引先からの提案を丁寧に断るメールを作成してください。
提案内容について社内で検討しましたが、今回は予算の都合で見送ることになりました。
提案していただいたことへの感謝を伝え、相手との今後の関係を悪くしない文章にしてください。
丁寧ですが、必要以上に期待を持たせる表現は避けてください。
件名も作成してください。」**
断る理由をどこまで伝えるべきかは状況によって異なるため、ChatGPTの文章を確認して調整しましょう。
ChatGPTが作ったメールを修正する方法
ChatGPTの便利なところは、
一度作った文章を会話しながら修正できること
です。
最初のメールが気に入らなくても、最初から作り直す必要はありません。
たとえば次のように追加します。
文章が堅すぎる場合
「もう少しやわらかい文章にしてください。」
文章が長い場合
「内容を変えず200文字程度に短くしてください。」
丁寧さを増したい場合
「取引先へ送るので、もう少し丁寧な表現にしてください。」
読みにくい場合
「1文を短くして読みやすくしてください。」
要点を目立たせたい場合
「日時・場所・持ち物を箇条書きにしてください。」
件名を考えてほしい場合
「このメールに合う件名を5つ提案してください。」
このように、
最初の回答 → 修正依頼 → 再確認
を繰り返して完成させます。
「もっと良くして」より具体的に伝えよう
ChatGPTにメールを修正してもらうとき、
「もっと良くしてください」
だけでも修正できます。
しかし、
「30％程度短くしてください」
「最初の2行で要件がわかるようにしてください」
「催促している印象を少し弱めてください」
など、変更してほしい部分を具体的に伝えるほうが目的に合った結果になりやすくなります。
初心者のうちは、
「何が気に入らないのか」を普通の日本語で伝える
だけでも十分です。
箇条書きのメモからメールを作る方法
毎回長いプロンプトを書く必要もありません。
たとえば、
**「以下のメモから取引先向けメールを作ってください。
・昨日打ち合わせ
・お礼
・見積書を金曜日までに送る
・追加質問があれば連絡してほしい
・丁寧だけど堅すぎない
・件名も作る」**
という使い方もできます。
これなら、まず伝えたいことを箇条書きにするだけです。
文章にする部分をChatGPTに手伝ってもらえます。
自分が書いたメールを添削してもらう方法
ChatGPTに最初から文章を書いてもらうだけではありません。
自分で作ったメールをチェックしてもらう方法も便利です。
たとえば、
**「以下は取引先へ送るメールです。
失礼な表現がないか確認してください。
また、文章が長い部分やわかりにくい部分があれば修正してください。
内容や事実関係は変更しないでください。
【ここにメール本文】」**
と入力します。
「自分で文章は作れるけれど、表現に自信がない」
という方におすすめの使い方です。
ChatGPTでメールを作るときの注意点
仕事のメールでChatGPTを使う場合は、便利さだけでなく情報の取り扱いにも注意しましょう。
個人情報を安易に入力しない
メールを作ってもらうために、相手の個人情報をすべてChatGPTへ入力する必要はありません。
たとえば、
「○○株式会社の○○さん」
ではなく、
「取引先担当者」
として文章を作り、後から自分で名前を入れる方法があります。
会社の機密情報に注意する
メール本文に、
- 顧客情報
- 未公開情報
- 社外秘情報
- 契約情報
- 人事情報
などが含まれる場合は注意してください。
勤務先に生成AIの利用ルールがある場合は、そのルールに従いましょう。
ChatGPTが作ったメールは必ず読み直す
これが非常に重要です。
ChatGPTが自然なメールを作ったとしても、そのまま送信しないようにしましょう。
特に、
- 宛名
- 会社名
- 人名
- 日付
- 曜日
- 時間
- 金額
- 商品名
- 添付ファイル
- 締め切り
- 約束した内容
を確認してください。
ChatGPTが事実と異なる内容を補ってしまう可能性もあります。
AIが作成 → 人間が確認 → 人間が送信
を基本にしましょう。
メール送信前のチェックリスト
ChatGPTでメールを作ったら、送信前に次の項目を確認してみてください。
□ 宛先は正しいか
□ 相手の名前・会社名は正しいか
□ 日付・曜日・時間は正しいか
□ 金額・数字は正しいか
□ 事実と違う内容が追加されていないか
□ 失礼な表現になっていないか
□ 個人情報や機密情報が含まれていないか
□ 必要なファイルを添付したか
□ 相手に何をしてほしいのか明確か
最後に自分で読み直してから送信しましょう。
40代・50代こそメール作成からChatGPTを始めやすい
生成AIに興味はあっても、
「仕事で何から使えばいいかわからない」
という方には、メール作成がおすすめです。
理由は、普段から行っている作業なので、
ChatGPTを使った場合と使わない場合を比較しやすい
からです。
たとえば今まで10分かけていたメールについて、
ChatGPTに下書きを作ってもらい、自分で修正する方法を試してみます。
使ってみて、
「これは便利」
と思えば続ければよいですし、
「このメールなら自分で書いたほうが早い」
と思えば自分で書けばよいのです。
すべてをAIに変える必要はありません。
まず今日1通だけ作ってみよう
この記事を読んだら、まず実際に試してみてください。
ChatGPTを開いて、次の文章を入力します。
「取引先へ送る打ち合わせのお礼メールを作成してください。丁寧ですが堅すぎない文章で、200文字程度にしてください。件名も作成してください。」
回答が表示されたら、
「もう少し親しみやすくしてください。」
と追加します。
さらに、
「内容は変えず、もう少し短くしてください。」
と修正してみてください。
これだけで、
メール作成 → 修正 → 完成
というChatGPTの基本的な仕事活用を体験できます。
まとめ｜ChatGPTならメールの「白紙から考える時間」を減らせる
今回は、ChatGPTを使った仕事のメール作成方法と、コピペで使えるプロンプト10選を紹介しました。
紹介したメールは、
1．取引先へのお礼メール
2．日程調整メール
3．会議案内メール
4．お詫びメール
5．資料送付メール
6．催促メール
7．上司への報告メール
8．仕事の依頼メール
9．問い合わせへの返信メール
10．断りのメール
です。
ChatGPTでメールを作るときのポイントは、
誰に送るのか
何を伝えるのか
どんな文章にしたいのか
必ず入れたい情報は何か
どんな形式にするのか
を具体的に伝えることです。
そして、
ChatGPTに下書きを作ってもらう
↓
自分で確認する
↓
ChatGPTに修正してもらう
↓
もう一度自分で確認する
↓
自分で送信する
という流れで使います。
ChatGPTは、メールを「自分の代わりに全部やってくれるもの」ではなく、
メール作成を手伝ってくれる下書き担当
と考えると使いやすいでしょう。
まずは毎日作っているメールを1通だけ、ChatGPTに手伝ってもらうところから始めてみてください。
あわせて読みたい
→【ChatGPT入門】ChatGPTとは？何ができる？40代・50代初心者向け入門ガイド
→【基本操作】ChatGPTの始め方・使い方｜初心者向けに基本操作を解説
→【仕事活用】ChatGPTを仕事で活用する方法15選｜40代・50代でもできる業務効率化
→【安全に使う】生成AIを使うときの注意点7つ｜初心者が知っておきたい安全な使い方
→【次の記事】ChatGPTで文章・文書を作成する方法｜仕事で使えるプロンプト例10選
参考情報
本記事はOpenAIの公式情報を確認して作成しています。
・OpenAI Academy「ChatGPTを使った文章作成」
・OpenAI Help Center「ChatGPT向けプロンプトエンジニアリングのベストプラクティス」
・OpenAI Help Center「AIモデル向けの良いプロンプトを作成するには？」
※ChatGPTの機能や利用条件などは変更される場合があります。利用時にはOpenAI公式情報もご確認ください。